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荣民集团费用报销管理制度流程

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荣民集团费用报销管理制度流程

概要:
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荣民集团费用报销管理制度流程
  

       第一章  总则
  第一条  为了加强集团本部及各子公司的费用支出管理,规范各项费用开支和报销行为,特制定本制度流程。
  第二条  本制度流程所涉费用包括差旅费、业务招待费、办公费、临时性借款、车辆使用费、劳保福利费等日常费用。
  第二章  差旅费报销管理
  第三条  差旅费报销范围:
  差旅费包括交通费、住宿费、伙食补助费等。交通费在规定标准内凭据报销;住宿费实行限额报销,超支自理;伙食补助费实行包干,节余归己、超支不补。
  第四条  审批程序:
  因业务及经营管理需要出差,出差前经办人应在OA上发起线上出差申请,明确出差事由、出行路线、停留时间及随行人员、所乘交通工具等相关事宜,报销时应附有经审批通过的《出差申请流程单》,未按规定程序审批的,财务投资管理公司不予借支和报销差旅费。
  第五条  出差目的:
  短期培训、参加会议、工作检查、对外交流、考察等离开西安的公务活动。
  第六条  交通费:
  (一)出差人员应按规定乘坐交通工具,超过500公里应乘坐飞机。不得自驾出差,发现自驾出差的,按休假办理。未按规定乘坐交通工具的,费用自理。
  (二)城市间交通工具及级别:
  类别                                 火车                            轮船                      飞机                          其他
  高层管理人员           高铁/动车二等座                   二等舱                    经济舱                    凭据报销 

                                  普通列车软座、软卧                二等舱                   经济舱                    凭据报销

                                全列软席列车二等软席               二等舱                   经济舱                    凭据报销

  中层及以下人员          高铁/动车二等座                  三等舱                     经济舱                     凭据报销           

       (三)乘坐往返机场(包括出发地和目的地)的专线车费用和航空旅客人身意外保险费(限每人每次一份),可凭票报销。
  (四)出差人员乘坐公务用车出差时,带车费用凭据报销,由对方接待单位免费提供交通工具的,不再报销交通费。
  (五)在出差城市内发生的乘坐出租车、公交车、地铁等交通费用,凭据报销。
  第七条  住宿费:
  (一)住宿费以住宿发票为依据,实行限额报销,超支自理。
  (二)报销标准如下:
  1. 国内城市及港澳新
  住宿城市                          副总经理及以上级别                            经理及以上级别                                  非经理级

     高消费城市                    每日限额RMB800元/天                      每日限额RMB650元/天                  每日限额RMB500元/天

       其他城市                     每日限额RMB700元/天                      每日限额RMB500元/天                  每日限额RMB400元/天

        港澳新                       每日限额RMB2000元/天                   每日限额RMB1700元/天                 每日限额RMB1000元/天

      注释:①高消费城市:北京、上海、广州、深圳、杭州、天津、海口、三亚;
            ②其他城市指高消费城市以外的中国内地城市。
  2. 国际城市
  住宿城市                                                                             副总经理及以上级别                 经理及以上级别                 非经理级

亚洲地区(除日本、新加坡及印度外)                                       USD320/间每日限额              USD260/间每日限额           USD200/间

欧美、澳大利亚、日本、新加坡、印度                                       USD320/间每日限额              USD260/间每日限额           USD240/间

单列城市:纽约、伦敦、莫斯科、旧金山、华盛顿、迪拜            USD370/间每日限额              USD370/间每日限额           USD330/间

     (三)报销要求:
  1. 住宿标准:单人出差或男、女出差人员为单数,其单个人员可选择单间或标准间住宿。
  2. 住宿费按规定的住宿凭据报销,无住宿费发票一律不予报销住宿费。
  3. 接待单位免费安排住宿的,不报销住宿费。
  4. 参加外部会议,若会务组在会议通知中指定住宿酒店,持批示文件据实报销。
  5. 外部单位来人考察调研、出席会议、学习交流等需要住宿的,由主办部门根据派出单位公函、其他证明材料填写《接待(住宿)审批单》(注明接待日期、接待事由、人数),经分管领导审核,董事长批准后据实报销。
  6. 随同其上级外出的一般人员,可按其上级标准报销住宿费。
  第八条  伙食费:
  (一)伙食费补助标准如下:
  费用标准省内(西安市以外地区)                    60元/人/天

                       其他省市                                         80元/人/天

             北京、上海、广东、深圳                          100元/人/天

(二)补助要求:
  1. 在本市区或近郊区临时外出工作时,不能赶回集团公司就餐的,可按20元的标准计发误餐补助。早餐、晚餐不予补助。
  2. 接待单位免费供餐的,不发伙食补助费、误餐补助。
  3. 参加外地会议、各种学习班,所交费用中包含伙食费的,不再计发伙食补助。
  4. 工作人员出差的伙食补助,按出差自然(日历)天数实行定额包干,不再报销餐票,不分途中和住勤。
  5. 出差人员因业务需要已报销出差期间餐费的,不得再领取招待费报销期间的伙食补助。
  第九条  经批准的出差办事人员,出差结束7个工作日内,凭正式票据、出差申请单及相应通知、文件,如实填写《费用报销单》,按规定程序及时到财务投资管理公司报销。
  第十条  因工作需要派驻外地的常驻人员,不适用本流程。
  第三章  业务招待费报销管理
  第十一条  业务招待费报销范围:
  集团本部及各子公司管理人员因对外联络、洽谈公务、商务谈判、考察调研、学习交流所发生的就餐和购买招待用物品等必要支出。
  第十二条  报销程序:
  业务招待费要实行事前报告制度。主办部门在活动发生前,经办人应在OA上发起线上接待申请,报销时应附经审批通过的《接待申请流程单》。
  第十三条  招待费用审批权限表:
  职务/ 级别             副总裁/总裁           总经理级/副总经理级          总监/副总监经理级           经理级/副经理级            普通员工                

            权限          RMB10000元以内           RMB5000元以内               RMB3000元以内            RMB1000元以内          RMB500元

       第十四条  报销要求:
  (一)招待用酒水、饮料、茶叶等由集团本部集中采购与管理。
  (二)各部门发生的招待费用自行做好台账登记及消费清单保管,以备核查。
  (三)集团内部各种会议、培训学习和检查一律在公司食堂就餐。
  (四)业务招待费报销遵循“谁经办谁报销”的原则。并在招待业务发生后7个工作日内办理报账手续。
  (五)业务招待费报销时须附《接待申请流程单》,同时必须取得合法、有效的原始票据,财务投资管理公司应严格审核业务招待费开支,对于虚假发票、不合规的票据不予报销,对于违反规定开支、超标准开支的不予报销。主办部门负责人对招待内容和发票的真实性负责。
  第四章  办公费用报销管理
  第十五条  行政办公类采购管理制度,由人力资源行政部负责,统一线上采买。不符合行政办公类采购管理制度、所购物品未进入集团品牌库名单的一律不予报销。
  第五章  车辆使用费报销的流程及规范
  第十六条  车辆使用费报销范围:
  所有登记在集团公司的机动车辆的油料、停车费、过路过桥费、清洗费用、保险费用、维修保养费用等。
  第十七条  车辆使用费按照集团相关流程及规范实报实销。
  第六章  劳保福利费报销的流程及规范
  第十八条  劳保福利费发放范围:
  (一)为职工卫生保健、生活等发放或支付的各项现金补贴和非货币性福利,如职工疗养费用、体检费、防暑降温费、取暖费等。
  (二)发放给在职职工的生活困难补助及按规定发生的其他职工福利支出,如丧葬费、抚恤费、职工异地安家费、独生子女费等。
  第十九条  发放标准:
  按照集团下发的《福利费制度》执行。
  第七章  相关借款的流程及规范
  第二十条  借款范围:
  本制度借款主要是指临时性借款,仅限于工作需要,一事一借。工作完成后要及时核销。
  第二十一条  借款流程:
  须持经主管领导批准的《借款申请》,到财务投资管理公司发起《资金支付审批》流程,办理相关的借款手续。
  第二十二条  借款核销期限:
  (一)小额零星采买类借款(含办公用品类采购),经办人收到借款后30日内完成销账手续。
  (二)出差类借款应在借款对应的出差结束次日起5个工作日内完成销账手续。
  (三)其他业务类借款,经办人应在30日内完成销账手续,如遇特殊原因,最晚次月完成销账手续。
  第二十三条  逾期核销管理:
  借款人在工作事项完成后不及时核销临时性借款的,财务部门应督促借款人及时核销。对于多次催收未果,或无正当理由拒不核销者,经财务总经理同意后,从借款人的工资、奖金中扣回。
  第八章  费用报销审批程序
  第二十四条  费用报销审批程序:
  流程:经办人发起—主管领导审批—费用会计审核—财务经理—财务总经理—集团副总裁或董事长(根据授权)—出纳付款
  第二十五条  费用报销要求:
  (一)财务人员不得为报销人保管未报销的票据。
  (二)集团及各子公司均为独立核算的会计主体,各主体发生的费用应单独开具发票,否则不予办理报销。
  (三)同期同类业务不得以降低签批级别为目的分拆多笔报销。
  (四)费用报销应附合法规范的票据,杜绝白条抵账。
  (五)从外单位取得的原始单据(车、船、飞机票等)丢失,原则上不予报销。
  第二十六条  费用报销附件要求:
  (一)固定资产、低值易耗品采购,填写报销单时需附资产请购单、发票及销货清单、资产入库单、合同,发票背面应由经办人及验收人签字确认。
  (二)消耗品采购:发票、销货清单(验收人与部门负责人在销货清单上对验收情况进行确认)。
  (三)差旅费、培训(会议)费:发票(酒店发票需要附清单)、出差审批单、培训(会议)通知单。
  (四)劳务费:附发生本次劳务的通知或文件,劳务费发放表须由制表人、部门负责人及领款人签字。
  (五)食堂费用:
  1. 食堂日常支出(如米、面、油等费用),由行政部门指定固定供应商提供,签订合作协议,由供应商提供发票,并通过银行转账支付,发票及清单须由行政部门指定的食堂管理人员及指定的食堂工作人员签字确认。
  2. 食堂用具如需更换或购买,须由食堂管理人员提出申请,经主管领导审批后方可更换或购买。
  (六)其他各类报销的单据:包括发票或财政收据、验收单等能证明事件真实的单据。
  第二十七条  单据粘贴要求:
  (一)票据应分类粘贴,同类票据应使用一张粘贴单,如餐费、食品、礼品等同属招待费类,票据较多时可换页粘贴。
  (二)票据粘贴后不应超出粘贴单,较大的票据可按粘贴单大小折叠。
  (三)票据应均匀横向粘贴,不要集中粘贴在粘贴单中间,以免中间厚,四周薄,影响凭证装订,无法达到档案保存要求。每张粘贴单上合同张数(A4纸)不超过3张,发票张数不超过20张。
  (四)应确保每一张票据均粘贴在粘贴单上,而不是粘贴在其他票据上,以防丢失。同时应保证票面内容如金额、日期、印章等可见。
  第二十八条  本流程由集团财务投资管理公司负责解释。
  第二十九条  本流程自签发之日起施行。

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